以前は、郵送物やFAXを送付するする際に、
「●年●月●日 郵送先、○○株式会社、◆◆◆給与計算書類一式、レターパック、追跡番号XXXXX、担当者 山本」
とノートもしくはExcelに記しておりました。
この状態の中、取引先より電話にて「○○の書類は、今どのような状態か？」と問われた際は、「確認します」と一旦返事した後、
①申請業務のシステムや給与計算進捗管理表をみて、
②送付リストを見て、問い合わせ番号を郵便局の追跡サービスサイトを開き、
③「昨日、発送して、現在○○郵便局まで来ているので、明日あたりに到着すると思います」と回答しておりました。
５分から１０分ほどはかかっておりました。最悪な場合、送付リストの記入漏れも発生しておりました。
しくみアレンジでは、タスクリスト-申請業務等から、作業行程中に郵送等が必要な作業に当たると、タスクリスト画面にて、送付リストへボタンが現れ「送付リストに転記しますか？」とメッセージが表示されOKとすると、タスクリストにて既に入力されている「会社名や、申請内容、日付け、担当者」を自動的に送付リストに転記してくれます。
その後、送付リストの画面にて郵送先と、必要に応じて、内容、追跡番号を入力して頂くだけで、送付リストの完成となりますので、送付リストに会社名等二重入力することや、他Excelを開かないといけない手間は削減します。また、送付リスト上に、郵便局追跡サービスのURLがあり、リンクをクリックすると、入力した追跡番号が既に入った状態で検索結果がでます。
もしも取引先からの電話が掛かって来た場合は、折り返すことなく、しくみアレンジを見ることで、現状が確認でき、即答することができます。
◆利用しているメンバーの声（入社11年2か月スタッフ）
一度、助成金申請書類を労働局に郵送申請し、４カ月後に申請書受付け印が戻って来ていないことに気付き、送付リストを見て、追跡番号を確認した所、追跡サービスの有効期限が切れており、確認できなかった事がありました。その後、労働局に問い合わせを行い、見つけていただくことができ、事なきを得ましたが、その瞬間、非常に怖かったのを覚えています。
郵便局の追跡サービスは約100日という期限があり、それを超えると見えなくなってしまいます。この件以降は、郵送で送った後は、追跡サービスを毎日開けて、届出済みになることを見るという非常に非効率な作業を行っていました。
しくみアレンジでは、毎日夜に自動的に郵便局追跡サービスサイトに追跡番号検索結果を確認し、「お届け済み」になったことを自動的に送付リストに記載してくれます。また、トップページの送付確認リストに、「追跡番号あり未到着の送付物」を表示しておくことで、お届け済になっていない郵送物のみを表示してくれます。
SLACKの取引先チャンネルに
「追跡番号: XXXXX がお届け先にお届け済みになりました。状態発生日：2024/04/03 11:23」
と表示されるので、アプリを見に行かなくても、届いたことがわかります。
